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Lohnabrechnung
Allgemeines zur Lohnabrechnung.Jeder gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland ist gesetzlich dazu verpflichtet seinen Angestellten eine Lohnabrechnung in Textform auszuhändigen. Diese Abrechnung kann er mit Hilfe eines Lohnabrechnungsprogramms selbst erstellen oder beim Fachmann erstellen lassen.
In großen Unternehmen gibt es meist eine speziell für die Lohnabrechnung zuständige Abteilung – die Lohnbuchhaltung. Für kleine und mittlere Betriebe erledigt die Lohnbuchhaltung meist der Steuerberater, da sich die kostenintensive Anschaffung von hochwertigen Lohnabrechnungsprogrammen bei einer geringen Anzahl an Arbeitnehmern in der Regel nicht lohnt.
Mindestangaben einer Lohnabrechnung
Die korrekte Lohnabrechnung muss die Steuerklasse ausweisen, mit der der Bruttoverdienst des Arbeitnehmers besteuert wird. Dieser Bruttoverdienst setzt sich neben dem Gehalt meist aus verschiedenen Positionen wie Zuschüssen oder sonstigen Vergütungen zusammen. Diese Positionen müssen separat ausgewiesen werden und klar erkennbar sein.
Die vom Bruttoverdienst zu berechnenden Abzüge zur Lohnsteuer, zur Kirchensteuer, zur Sozialversicherung und zum Solidaritätszuschlag werden nach Art und Höhe unterschieden und gesondert aufgelistet.Werden dem Arbeitnehmer Vorschüsse ausbezahlt oder Abschlagszahlungen einbehalten so müssen diese ebenfalls aus der Lohnabrechnung hervorgehen.
Die Lohnabrechnung in einzelnen Schritten
Um die Lohnabrechnung durchführen zu können, benötigt der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte und den Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers.Zur Ermittlung des Nettolohns und des daraus resultierenden Auszahlungsbetrags muss im ersten Schritt das Gesamtbrutto berechnet werden.
Das Gesamtbrutto setzt sich aus dem Bruttolohn unter Hinzurechnung von vermögenswirksamen Leistungen, Zuschlägen, Zulagen, Sachbezügen und pauschal versteuerten Lohnbestandteilen zusammen.
Da die Berechnungsgrundlage für die Ermittlung von Sozialversicherung und Lohnsteuer nicht zwingend dieselbe ist, werden für deren Ermittlung ein sogenanntes Steuerbrutto und ein SV-Brutto ermittelt.
Hierfür sind teils unterschiedliche Hinzurechnungsbeträge, Zuschläge und Freibeträge relevant, die durch das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht festgelegt sind.
Vom Gesamtbrutto werden schließlich folgende Beträge abgezogen:
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer
- Solidaritätszuschlag
- Arbeitnehmer-Anteil Krankenversicherung
- Arbeitnehmer-Anteil Rentenversicherung
- Arbeitnehmer-Anteil Arbeitslosenversicherung
- Arbeitnehmer-Anteil Pflegeversicherung
Das unter Berücksichtigung der oben genannten Beträge ermittelte Nettogehalt dient nun als Grundlage für die weiterführende Berechnung.
Hat der Arbeitnehmer eine private Kranken- oder Pflegeversicherung abgeschlossen, werden eventuelle Zuschüsse an dieser Stelle hinzugerechnet. Gleiches gilt für steuer- und beitragsfreie Reisekosten.
Zum Abzug kommen hier eventuell ausbezahlte Vorschüsse, Sachbezüge wie zum Beispiel die Überlassung eines Firmenwagens, Überweisungsbeträge zur vermögenswirksamen Leistung oder auch Pfändungen. Was und am Ende der Lohnabrechnung übrig bleibt nennt sich Auszahlbetrag. Dieser Auszahlbetrag wird dann auf das Girokonto des Arbeitnehmers überwiesen.
Dokumentation und Aufbewahrungspflichten
Die Unterlagen, die als Grundlage für die Lohnabrechnung herangezogen werden, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Für diesen Zeitraum müssen diese Unterlagen für Lohnsteuerprüfungen oder für Rückfragen von Arbeitnehmern griffbereit sein.
Zu diesen Unterlagen gehören Lohnabrechnungen, Auszahlungsbelege im Fall einer Barauszahlung, Beitragsabrechnungen, Lohnsteueranmeldungen, Übermittlungsprotokolle für Anmeldungen und Abrechnungen, Anträge jeglicher Art.
Tipps für Einsteiger in der Lohnabrechnung
Das Internet bietet zahlreiche kostenlose Programme zur Lohnabrechnung zum Download – so zum Beispiel unter lohnabrechnung oder lohnabrechnungsprogramm-2012-kostenlos.
Aufgrund der raschen Entwicklung im Steuer- und Sozialversicherungsrecht und der damit verbundenen Änderungen ist es aber zwingend notwendig die aktuelle Rechtslage im Auge zu behalten.
Aktuelle Lohnsteuertabellen gibt es ebenfalls zum Download im Netz - lohnsteuertabelle – oder in Papierform im Einkommensteuergesetz.
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