Was ist eine Kundendatenbank?

Eine Kundendatenbank wird von Unternehmen,Versicherungen,Banken etc.angelegt. In dieser werden dann kundenbezogene Angaben wie z.B. Name,Adresse,Bestellhistorie etc. hinterlegt.Dabei werden nicht nur Personendaten gesammelt,sondern auch Informationen über Interessen etc. Diese Daten in den verschiedenen Unternehmensabteilungen für die unterschiedlichsten Zwecke.

Der Hauptzweck besteht aber zweifelsohne darin,den Kunden gezielt ansprechen zu können.Allerdings werden die Daten auch ausgewertet und analysiert.Dadurch erhält das Unternehmen wichtige Informationen über Kundenzufriedenheit,Kundenbedürfnisse usw.

Was genau in dieser Kundendatenbank hinterlegt wird, entscheidet jeder selber. Es ist aber nur verständlich, dass die unterschiedlichen Abteilungen auch differenzierte Bedürfnisse an den hinterlegten Daten haben.

Welche Vorteile hat eine Kundendatenbank?

Sicher ist es auch möglich, einfach eine Tabelle anzufertigen in der alle Daten in die entsprechende Spalte eingetragen werden oder mit den guten alten Karteikarten zu arbeiten.Allerdings kann ein Zugriff auf die Kundendatenbank innerhalb von Sekunden erfolgen.Zudem kann je nach Bedürfnis differenziert auf die Daten zugegriffen werden und zeitgleich von mehreren Personen.

Dadurch ergibt sich sowohl ein Zeitvorteil als auch ein schnellerer Abgleich der Daten und deren Verbreitung. Sobald eine Veränderung in der Kundendatenbank vorgenommen wurde, können diese von jedem, der darauf zugreift, eingesehen werden.Des Weiteren kann eine Auswertung der Kundendatenbank schnellere und effektivere Erkenntnisse über die Bedürfnisse der Kunden usw. liefern.

Wo bekommt man die Grundlage her?

Um eine Kundendatenbank zu erstellen benötigt man einmal das Gerüst in dem die Informationen hinterlegt werden können und selbstverständlich Kundendaten.
Im Internet existieren viele Angebote sog. Freeware. Hierbei handelt es sich um Software, die kostenfrei zum Herunterladen angeboten wird.

Wer es ganz professionell haben möchte, kann sich auch an Spezialisten wie div. Agenturen wenden, dass diese eine auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittenes Grundgerüst der Kundendatenbank erstellen.Zudem ist es möglich eine Kundendatenbank mit Excel oder ähnlichen Programmen zu erstellen. Als Hilfestellung gibt es genaue Anweisungen wie dies durchzuführen ist ebenfalls im Internet.

Die einzelnen Programme sind im Grunde in ihren Grundfunktionen ähnlich. Das eine oder andere kann allerdings mehr oder weniger aufweisen. Hier gilt es individuell zu entscheiden auf welche man prinzipiell nicht verzichten kann, welche komfortabel wären und welche vollkommen überflüssig sind wie z.B. eine Mehrbenutzerfähigkeit, detaillierte Suchfunktionen, Verbindung von verschiedenen Elementen wie etwa mit einer Bestellhistorie etc.

Kundendatenbanken und Datenschutz

Mit der Speicherung und Aufhebung von Kundendaten wird vor allem das Datenschutzrecht angesprochen. Jeder Bürger hat im Grunde das Recht selber zu bestimmen welche Daten von ich preisgegeben und gespeichert werden. Eine automatische Speicherung der Daten ist nicht erlaubt,genauso wenig wie die Weitergabe.Für jede Information,die sich in der Kundendatenbank befindet muss das Einverständnis des Kunden vorliegen.

Für die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG),sowie das Telekommunikationsgesetz (TKG) ist die Datenschutzbehörde zuständig. Aber aufgrund der Fülle an Unternehmen ist es der Behörde kaum möglich jede Kundendatenbank zu kontrollieren. Aber Kunden haben die Möglichkeit eine Beschwerde gegen ein Unternehmen einzureichen, welches unbefugt mit Personendaten umgeht.In diesem Fall muss die Datenschutzbehörde reagieren. Das kann Schwierigkeiten nach sich ziehen.

Seit dem 01.September 2012 ist diese Regelung in Kraft. Im Vorfeld hatten die Unternehmen 3 Jahre Zeit ihre Kundendatenbanken zu bereinigen und die nötigen Zustimmungen der Kunden einzuholen bzw. Dateileichen zu entfernen.

Es ist also ratsam sich, bevor man eine Kundendatenbank anlegt,zu erkundigen. Zum einen sollte bereits von Anfang an eine Software genutzt werden,die zum Unternehmen und zu den Umgangsbedürfnissen passt. Denn kaum etwas ist mühseliger als im Nachhinein die Datenbank auf ein anderes System zu bekommen.

Zeitgleich muss man darauf achten, dass auch die notwendigen Zustimmungen zur Speicherung der Daten erteilt wurden. Ansonsten können schwerwiegende Konsequenzen die Folge sein. Zudem müssen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden,dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Informationen erhalten können.

 

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