Gesprächsnotiz – Zeichen für erhöhte Aufmerksamkeit

Gesprächsnotiz

Wer ausschließlich über E-Mail kommuniziert, wird den folgenden Artikel nicht benötigen, denn dann ist alles festgeschrieben und gespeichert.

Mit der Ausnahme, dass wichtige E-Mails aus Versehen gelöscht werden und im Zweifelsfalle der Partner am anderen Rechner aus gutem Grund keine Kopie sendet.

Aber auch im Zeitalter der multimedialen Kommunikation finden direkte Gespräche statt, deren Inhalte von großer Wichtigkeit sein können. Damit genau dieser so wichtige Inhalt nicht in Vergessenheit gerät, sind Gesprächsnotizen ein bewährtes und sicheres Mittel, das Gespräch festzuhalten.

In Konferenzen und im Vier-Augen-Gespräch

Mehr denn je finden in deutschen Büros Meetings zu bestimmten Projekten oder anderen innerbetrieblichen Angelegenheiten statt. Oft wird dazu ein Protokollführer bestimmt, der die Inhalte der einzelnen Punkte festhalten soll und diese nach dem Meeting meist per E-Mail an die Teilnehmer versendet.

Nun ist jede menschliche Betrachtung subjektiv und abhängig von bestimmten Parametern. Folglich sieht so manches Protokoll völlig anders aus, wie es die Teilnehmer selbst in Erinnerung hatten.

Darum sollte auch bei einem Meeting eine Gesprächsnotiz angefertigt werden. Die für den Teilnehmer wichtigen Punkte festhalten. Da die meisten Menschen die Stenografie nicht beherrschen, sind Stichworte völlig ausreichend. Ganz wichtig dabei sind Zahlen und Daten, solange diese nicht bereits in schriftlicher Form vorliegen.

Das gilt in gleichem Maße für Vier-Augen-Gespräche, allerdings mit Ausnahmen. In einem Vorstellungsgespräch bei der neuen Firma macht sich der Schreibblock nicht so gut. Das könnte beim Personalchef den Eindruck erwecken, das ein gewisses Misstrauen besteht.

In allen anderen Belangen ist die persönliche Notiz des Gespräches sogar ein Zeichen für erhöhte Aufmerksamkeit und sorgt für Pluspunkte. Es kann aber vorkommen, das ein Gesprächspartner nicht wünscht, das eine Gesprächsnotiz gemacht wird.

Dann sollte eine Abwägung stattfinden, ob es sich lohnt, das Gespräch überhaupt zu beginnen oder fortzusetzen.

Die Inhalte einer Gesprächsnotiz

Wie bereits erwähnt, muss nicht der gesamte Inhalt der Unterhaltung in der Gesprächsnotiz aufgenommen werden. In der Regel genügen wichtige Stichpunkte, da ja normalerweise eine gewisse Vorkenntnis zu den Inhalten besteht.

Bei Vertragsverhandlungen kann es wichtig sein, bestimmte Formulierungen zu notieren, die genau so im späteren Vertrag vorhanden sein sollten. Wie ein Satz niedergeschrieben wird, kann den Inhalt eines Vertrages oder Teile davon bestimmen.

Das kann im Streitfall vor Gericht oder in einem Schlichtungsgespräch wichtig sein. Bei wirklich wichtigen Vertragsverhandlungen sollte neben der Gesprächsnotiz ein Zeuge dabei sein, der die Aussagen des Vertragspartners belegt.

Mit der Gesprächsnotiz kann ein später vorgelegter Vertrag abgeglichen und überprüft werden. Entspricht die notierte Textpassage inhaltlich nicht dem Gespräch, sollte darüber noch mal geredet werden.

Gesprächsnotiz am Telefon und Mobil

Zuhause oder im Büro ist es immer lohnenswert, einen Schreibblock und einen Kugelschreiber in der Nähe des Festnetzanschlusses bereitzuhalten, um wichtige Informationen in Form einer Gesprächsnotiz festzuhalten.

Selbst manchmal banal erscheinende Anrufe sind durchaus eine Gesprächsnotiz wert, dabei sollte zudem die Uhrzeit festgehalten werden, wenn der Anruf erfolgte.

Gerade in Haushalten mit mehreren Familienmitgliedern kann ein angenommener Anruf für den oder die Eine von geringerer Bedeutung sein, während für ein anderes Mitglied eine Welt zusammenbricht.

Im Büro sind es weniger zwischenmenschliche Kontakte, die in der Gesprächsnotiz festgehalten werden, sondern oft Mitteilungen. So findet sich des Öfteren das Problem, das ein Kollege nicht am Platz ist und der Anruf an seinen oder ihren Stellvertreter weiter geleitet wird.

Mit der Gesprächsnotiz, in der der Name des Anrufers und die Uhrzeit des Anrufs festgehalten sind, ist der Anrufer befriedigt und der Kontakt ist nicht verloren. Natürlich sollte die angefertigte Gesprächsnotiz auf dem Schreibtisch des Kollegen abgelegt werden, damit dieser Kenntnis davon erhält.

Nur unterwegs bei einem Anruf auf dem Mobiltelefon ist es meist unmöglich, eine Gesprächsnotiz zu erstellen. Da könnte es hilfreich sein, das Gespräch mitzuschneiden. Die meisten modernen Smartphones bieten diese Möglichkeit.

Das hat allerdings einen Haken. Telefongespräche dürfen in Deutschland nur im gegenseitigen Einverständnis aufgenommen werden und sind, wenn die Bestätigung des Gesprächsteilnehmers nicht erfolgte, nicht beweiskräftig.

Aber zum Glück sind Telefongespräche dieser Art eher selten.

 

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