Informationen zum Telefonservice, Anbieter, Vergleiche
und Downloads dazu

Die Branche der Call Center, Büroservice und Telefondienste in Deutschlands ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Ob Telefonservice oder Sekretariats-Service – Die Angebotspalette ist vielfältiger geworden. Jetzt wollen wir einen Einblick ins Thema Telefonservice geben und wertvolle Downloads dazu bereitstellen.

Was ist ein Telefonservice?

Bei Wikipedia ist folgendes zu lesen: Telefonservice beschreibt eine Form von Büroservice, bei der Auftraggeber und Auftragnehmer zur Anbindung eines Sekretariats die Anrufweiterschaltung im öffentlichen Telefonnetz nutzen.

Ein Telefonservice kann sowohl von geschultem wie ungeschulten Personal übernommen werden. Im klassischen Call-Center Bereich werden meist sogenannte „Briefings“, d. h. Schulungen an die ausführenden Mitarbeiter ausgegeben um diese mit der Tätigkeit des Unternehmens vertraut zu machen. Es sind hier neben der Anrufannahme auch weitergehende Dienstleistungen seitens des Call-Centers, z. B. der Einsatz als Service- oder Support Hotline möglich.

Der Telefonservice

Ein Telefonservice wird für kleine und mittelständische Unternehmen angeboten, die stets für Ihre Kunden erreichbar sein möchten. Ein Telefonservice ist ganztägig verfügbar und wird nur nach Nutzung bezahlt. Die Anbieter des Telefonservice agieren dabei in der Regel bundesweit.

Das heißt unabhängig vom Sitz des externen Dienstleisters, kann eine  professionelle Anrufannahme  für jede Stadt in Deutschland gewährleistet werden. Die Anrufer merken also meist gar nicht, dass sie umgeleitet werden. Das Bild als Unternehmer wird damit positiv aufgewertet. man schafft sich Freiräume und kann so ungestört auf sich auf Kernaufgaben konzentrieren. Es erfolgt keine Abschreckung durch einen Anrufbeantworter, denn genau das ist ein gravierender Nachteil bei der Kommunikation mit Interessenten und Neukunden.

Beim Telefonservice nehmen geschulte Sekretärinnen und Bürokräfte die Anrufe im Namen des jeweiligen Unternehmens entgegen und notieren z.B. die Kontaktdaten und Wünsche des Anrufers. Der Unternehmer wird anschließend per E-Mail informiert und kann seine Kunden und Interessenten zurückrufen.

Warum sollte man einen externen Telefondienst nutzen?

Ein Telefonservice ist für mehr Personen interessant, als man spontan vielleicht meinen möchte. Ein Telefonservice dient als wichtige Kommunikationsschnittstelle. Ein guter Telefonservice ist immer auch eine wichtige Visitenkarte des Unternehmens, deshalb sollte sich jeder Unternehmer und Selbständiger über seinen Telefondienst Gedanken machen.

Kunden auf die Mailbox zu leiten, ist sicher die schlechteste Variante und einfach nicht mehr zeitgemäß. Ein gutes Telefonat zeichnet sich durch Beratungskompetenz aus und vereint Verkauf mit Kundenbindung. Ein weiteres sehr wichtiges Erfolgsgeheimnis eines guten Telefonservice ist es, nicht nur Freundlichkeit, Kompetenz und Klarheit sondern auch Glaubwürdigkeit, Respekt und Wertschätzung über das Telefon den Anrufern zu vermitteln.

Bei Abwesenheit aus dem Büro, außerhalb der Geschäftszeiten oder bei Meetings können Home-Office-Betreiber, Freiberufler und Selbständige oftmals eine permanente telefonische Erreichbarkeit nicht sicherstellen. Gerade bei Sonderaktionen oder saisonalen Spitzen kann es bei kleinen und mittelständischen Betrieben temporär zu einer überproportionalen Anzahl von Anrufen kommen. Wenn dann auch noch personelle Engpässe durch Urlaub oder Krankheit hinzukommen, ist eine unmittelbare Anrufannahme mit den eigenen personellen Ressourcen nicht mehr möglich.

Oft bieten Telefonserviceanbieter noch weitere Dienstleistungen an, wie zum Beispiel Büroservice oder auch Schreibservice. Genauso kann ein Büroservice für z.B. einen Makler  Terminierungen vornehmen und verwalten. Ebenfalls kann so ein Telefonsekretariat Hilfestellung und Webbeschreibungen einem Anrufer geben. So  stellt ein Telefonservice auch eine Alternative zur Sekretärin dar.

Kosten

Gerade in Bezug auf das unregelmäßige Einkommen, müssen Freiberufler darauf achten, die anfallenden Kosten möglichst gering zu halten und die eigene Arbeitskraft effektiv einzusetzen. Der Vorteil des Telefonservice besteht insbesondere für einen Ein-Mann-Unternehmer nun darin, dass dieser Dienst genau dann engagiert werden kann, wenn er benötigt wird.

Die Kosten werden durch individuelle, tarifliche Vereinbarungen festgelegt und stehen somit immer in einem angemessenen Verhältnis zur erbrachten Leistung.

Downloads

 

Beispiel eines Preisverzeichnis Telefonservice und Virtual Office

Zum Download

Begeisterte Kunden von Anfang an

Der einfache Weg zur erfolgreichen Kundenbetreuung am Telefon

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Preisübersicht einer virtuellen Sekretärin

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Fazit

Ein Telefonservice kann eine enorme Arbeitserleiterung sein und obendrein kann so ein Service wichtige Neukunden bedienen, die per Telefon eine schnelle Auskunft haben wollen. So wird sichergestellt, dass kein Auftrag verloren geht.

 

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