Personalstatistik

Bei einer Personalstatistik handelt es sich einfach gesagt um eine Erfassung von Personal in Form einer übersichtlichen Dokumentenverwaltung.

Personalstatistiken können entweder für den gesamten Betrieb oder ein Unternehmen, oder auch nur für Abteilungen und gewisse Beschäftigungsebenen erstellt werden.

Unterteilt wird dabei in erster Linie in Beschäftigte und Arbeitnehmer nach Art der Tätigkeit: Inhaber, Angestellte der mittleren und gehobenen Führungsebene, Angestellte und freie Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, sowie gegebenenfalls Spezialarbeiter und Arbeiter mit Sonderrechten aufgrund von körperlicher Beeinträchtigung oder Ähnlichem.

Es kann allerdings ebenfalls nach Alters- und Lohngruppen, sowie nach Verteilung der Beschäftigten auf die betrieblichen Funktionsbereiche kategorisiert werden.

Der Nutzen

einer Personalstatistik besteht zum einen in der allgemeinen Übersicht der Mitarbeiter, zum anderen in der Beurteilung ihrer Arbeitsqualität und -quantität, sowie ihrer momentanen Lebenssituation.

Da eine komplette Personalstatistik oftmals sehr kostenintensiv zu erstellen ist, wird dies außerhalb der Norm nur getan, wenn ältere Statistiken nicht mehr aktuell sind oder wenn es nötig ist Stellen abzubauen oder Personal zu gewinnen.

Der Umfang, sowie die Detailgenauigkeit einer Statistik hängt damit immer vom Kosten-Nutzen-Verhältnis des entsprechenden Unternehmens ab.

Normalerweise werden zu folgenden Zwecken Personalstatistiken benötigt: Personalkontrolle und -dienste, Ausbildung und weitere Fortbildungen, Beförderung, Entlassung, sowie innerbetriebliche Versetzung, Bezahlung von Arbeitnehmern, Gesundheitswesen und vertraglich geregelte Absicherung und Leistungen im sozialen Bereich (z.B. Sozialabgaben).

Interessenten für die erstellte Personalstatistik sind unter anderem innerhalb des Betriebs Personalleitung und Unternehmensleitung, sowie außerhalb befindliche Stellen wie Ämter und Berufsgenossenschaften.

Zudem gibt es verschiedene Bereiche

der Personalstatistik,welche in unterschiedlichen Abständen kontrolliert werden. Der wichtigste Bereich ist häufig die Personalbewegungsstatistik. Wie der Name sagt, beschreibt diese dynamische Statistik unter anderem die Beitritte und Abgänge zum Betrieb.

So können ungewöhnlich hohe Häufungen von beispielsweise Versetzungsforderungen und Kündigungen betriebsweit oder aus einer speziellen Abteilung frühzeitig erkannt und die Gründe dafür frühzeitig untersucht werden.

Monatlich beispielsweise wird hauptsächlich die darin inbegriffene Arbeitszeitstatistik erstellt und ausgewertet, woraus sich normale Arbeitsstunden, Überstunden, allerdings auch vom Betrieb beeinflussbare, wie unbeeinflussbare Ausfallzeiten, ablesen lassen.

Dabei werden nicht nur aufeinanderfolgende Monate, sondern auch länger zurückliegende Statistiken zum Vergleich herangezogen, um Jahreszeiten bedingte Schwankungen einzubeziehen.

Die Personalstrukturstatistik

bezeichnet die Zusammensetzung der in der Firma beschäftigten Mitarbeiter an unterschiedlichen Stichtagen hinsichtlich verschiedener Kriterien, wie beispielsweise verschiedener Zuordnungsgruppen(Bereichsgruppen, Tätigkeitsgruppen), getrennter Betriebsbereiche und dem soziodemographischen Hintergrund der Angestellten und Beschäftigten(z.B. Geschlecht, Nationalität, Familienstand).

Diese beiden Teile bilden die Grundlage für den dritten Teil der allgemeinen Personalstatistik, der hauptsächlich in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Verwendung findet.

Anhand der Ergebnisse der anderen Statistiken wird ein Vergleich aufgrund tarifbasierten Einstufungen der Arbeitnehmer und Beschäftigten nach Gehaltsklasse sowie nach betriebseigenen Abteilungen durchgeführt.

Die endgültige Auswertung ermöglicht einen Vergleich zum Lohnniveau von anderen Betrieben, sowie das Herausfiltern von überbezahlten und/oder durch Untätigkeit nicht profitablen Mitarbeitern und bildet damit die Grundlage für die allgemeine betriebliche Kostenrechnung.

 

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