Einarbeitungskonzept – Der “Neue” betritt das Büro

Einarbeitungskonzept

Der “Neue” betritt das Büro und wirkt auf den ersten Blick schon verloren. Wo ist mein Platz? Wo ist der Chef? Wo muss ich hin? Irgendwann sind die ersten Hürden genommen! Nach mehreren geschüttelten Händen findet sich der “Neue” endlich im Büro des neuen Vorgesetzten.

Und dann wird der “Neue” vom Chef nach einer kurzen Einführung mit den vielsagenden Worten entlassen: “Jetzt kommen Sie erstmal an, arbeiten sich ein! Wir haben keine Zeit zu verlieren und setzen große Hoffnungen in Sie!”

Und das war es schon! Sich selbst überlassen wird der “Neue” dann – je nach eigenen Erfahrungen – mehr oder weniger schnell von den übrigen Kollegen akzeptiert werden, wird seine Arbeitsbereiche kennenlernen und fällt erst einmal jedem zur Last! Und was er so den ganzen Tag macht, weiß keiner so richtig! Einarbeitungskonzept? Fehlanzeige!

Ob man es wahrhaben möchte, oder nicht! Aber leider sieht in vielen deutschen Unternehmen der Alltag beim Eintreffen neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern so oder so ähnlich aus. Egal, ob es sich um Kollegen aus externen Betrieben oder um Kolleginnen und Kollegen aus dem Haus handelt, die neue Aufgaben übernehmen. Dieser Alltag gilt aber nicht nur für den Büroalltag, sondern auch für die Industrie und das Handwerk.

Viele Unternehmen legen keinen Wert auf ein vernünftiges Einarbeitungskonzept. Auf der einen Seite benötigen Sie die Arbeitskraft des neuen Mitarbeiters zwar unverzüglich – aber auf der anderen Seite investiert niemand die Zeit in ein brauchbares Einarbeitungskonzept.

Und wenn sich doch mal jemand Gedanken um ein Einarbeitungskonzept macht, dann bleiben das individuelle Einzellösungen, die jedes Mal wieder von vorne aufgerollt werden müssen.

Was bleibt durch das Fehlen eines Einarbeitungskonzepts auf der Strecke?

1. Betriebswirtschaftlich dauert es ohne klare Ziel- und Zeitvorgaben, die ein Einarbeitungskonzept bieten würde, viel zu lange, bis die Arbeitskraft des neuen Kollegen / der neuen Kollegin produktiv für das Unternehmen genutzt werden kann.

2. Jegliche Motivation bleibt auf der Strecke: Die Vorgesetzten bemängeln die Geschwindigkeit, mit der sich der „Neue“ einarbeitet. Den übrigen Mitarbeitern fällt der „Neue“ zur Last und der „Neue“ selbst ist mit der Akzeptanz sowie der Konzeptlosigkeit der Einarbeitung frustriert.

3. Das bereits vorhandene Potential und Know How der bereits anwesenden Kolleginnen und Kollegen wird dem “Neuen” nicht transferiert und dieser hat keine Chance, seine Erfahrungen und seine Blickwinkel auf die vorhandenen Prozesse einzubringen.

Was kann man durch ein Einarbeitungskonzept gewinnen?

Kurz gesagt: Ein Einarbeitungskonzept sorgt für Motivation, kurze Durchlaufzeiten und für Profit durch schnelle Rentabilität der neuen Arbeitskraft!

Idealerweise sollte die Personalabteilung zunächst ein übergreifendes Einarbeitungskonzept im Rahmen eines Mitarbeiterhandbuches für alle Abteilungen realisieren. In diesem grundsätzlichen Einarbeitungskonzept werden zunächst die übergeordneten, administrativen und organisatorischen Themen aufgenommen.

Zudem bietet ein geeignetes Einarbeitungskonzept den Rahmen für die einzelnen Abteilungen und Konzerngesellschaften um eigenständig die erforderlichen Tätigkeiten, Einweisungen und Prozessanweisungen für den Fachbereich mit aufzunehmen.

Wie muss ein Einarbeitungskonzept aufgebaut sein?

Im Konzept wird dann konkret – im Idealfall unter Einbindung aller Beteiligten – erfasst, welche Themeninhalte durch welchen Mitarbeiter bis zu welchem Zeitpunkt transferiert werden.

Zudem sollte eine Checkliste mit allen “Kleinigkeiten” erstellt werden, die möglicherweise im täglichen Chaos als “Selbstverständlichkeit” untergehen können.

Hat der Mitarbeiter seinen Kantinenausweis, wurden die systemrelevanten Zugänge geschaffen, bekam der Mitarbeiter seine persönliche Schutzkleidung ausgehändigt, wurde die Sicherheitsunterweisung durchgeführt usw. Zudem kann eine Protokollzeile angefügt werden, in dem der „Neue“ dann mit Unterschrift versichert, dass er den jeweiligen Punkt bereits durchlaufen hat.

Somit ist jedem Beteiligten dann zu jedem Zeitpunkt klar, welche Themeninhalte anstehen. Dies fördert die Motivation der Beteiligten und es führt dazu, dass der Betrieb das neue Arbeitspotential in der schnellstmöglichen Zeit nutzen kann.

Die IHK Bonn bietet beispielsweise eine hervorragende Broschüre zur Personalentwicklung an, die unter anderem das Muster für ein gelungenes Einarbeitungskonzept enthält.

 

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