Abwesenheitsnotiz – in vielerlei Hinsicht sehr nützlich

Abwesenheitsnotiz

Eine Abwesenheitsnotiz ist in vielerlei Hinsicht sehr nützlich und zeugt an Professionalität. Eine Abwesenheitsnotiz ist in der heutigen Zeit sehr einfach zu erstellen und ist mittlerweile im Beruf nicht weg zu denken. Aber auch zum privaten Nutzen sehr informativ und nützlich.

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatisch erstellte Antwort auf eingehende Emails. Sie kann im Vorfeld individuell gestaltet werden, mit einem beliebigen Text. Jedoch muss man sie mit seinem letzten Zugang aktivieren und gegebenenfalls bearbeiten, um die aktuelle Situation besser zu beschreiben. Sie wird häufig verwendet, wenn man für längere Zeit sein Büro nicht besucht, oder wenn man aus bestimmten Gründen seine Emails nicht regelmäßig abrufen kann.

Die Abwesenheitsnotiz erreicht den Sender automatisch nach Zustellung des eigenem Schreiben. Sie informiert darüber, dass der Korrespondenzpartner im Moment nicht zu erreichen ist. Somit weiß man, dass das Schreiben den Empfänger nicht erreicht und kann mit einer längeren Antwort rechnen. Ohne einer Abwesenheitsnotiz, ist der Sender wohl möglich in Erwartung baldiger Antwort und wird auf Grund eines Ausbleiben der Email, weitere Emails an den Empfänger senden. Dem Besitzer einer Abwesenheitsnotiz ist somit auch bei Rückkehr sehr damit geholfen, da er ein bestimmtes Thema nicht doppelt und dreifach bearbeiten muss und keine verärgerte Geschäftspartner hat.

Was unbedingt bei einer Abwesenheitsnotiz zu beachten ist!

Es hat verschiedene Gründe, wieso man eingeschränkten oder gar keinen Zugang zu seinen Emails hat. In der Abwesenheitsnotiz ist also unbedingt zu erwähnen, ob man seine Emails liest, bzw. ob man eventuell mit einer Antwort rechnen kann und wie lange der E-maileingang nicht zugänglich ist. Ist Ihr E-mailkonto nur in ihrer Firma, sprich an ihrem Arbeitsplatz zu erreichen und Sie verlassen Ihren Platz für einige Zeit. Könnte ihre Abwesenheitsnotiz wie folgt lauten.

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Sehr geehrte Damen und Herren,

Vielen Dank für Ihre Email
ich bin erst wieder am xx:xx an meinem Platz und bis dahin keiner Zugang zu meinen Emails

So ist der Korrespondenzpartner informiert. Aber leider noch nicht geholfen. Sie können ihn aber auch eine Alternative anbieten und auf Wunsch, falls Sie der alleinige Ansprechpartner sein sollen, Ihre Rufnummer freigeben oder als Teil eines Teams einen Kollegen benennen. Wie zum Beispiel mit folgendem Zusatz

In dringenden Fällen können Sie mich auch unter xxxxxxx erreichen.
Bitte kontaktieren Sie in dringenden Fällen meinen Kollegen Max Mustermann unter [email protected] oder 12345678

Somit ist die Weiterbearbeitung gewährleistet und der Kunde auf Grund einer hilfreichen Abwesenheitsnotiz zufrieden gestellt.

Wenn Sie ihre Emails auch auch außerhalb Ihres Büros abrufen können und in Ihrer Abwesenheitsnotiz nur über eine verlangsamte Antwort informieren möchten, können Sie auch mit folgender Formulierung einleiten.

Ich habe im Moment leider eingeschränkten Zugang zu meinen Emails. Werde mich aber baldmöglichst bei Ihnen melden.
Einen Abschiedsgruß ist auch unerlässlich. Man bedankt sich für das entgegengebracht Verständnis, von dem man ausgeht und verabschiedet sich.

Ich bedanke mich für Ihr Verständnis und verbleibe
Mit freundlichem Gruß

Martina Mustermann

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Die Abwesenheitsnotiz ist in der Geschäftswelt nicht mehr weg zu denken. Es ist aber auch zu beachten, ob man auch internationale Kunden betreut. So muss man die Abwesenheitsnotiz gegebenenfalls auch ins Englische oder in die dementsprechende Sprach übersetzen.

 

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