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Dokumentenmanagementsystem – Technik schlägt Papier

Dokumentenmanagementsystem – Technik schlägt Papier
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Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem wird in der datenbankgestützten Verwaltung von Dokumenten eingesetzt. Dies bezeichnet in der deutschen Sprache nicht nur die Verwaltung elektronischer Dokumente, sondern auch die Kategorisierung von Schriftstücken, die papiergebunden sind, in digitaler Form.

Dennoch spricht man bei der Verwaltung von Schriftstücken, die nicht digitalisiert werden, von der Schriftgutverwaltung. Die Bezeichnung Dokumentmanagement, die fest an ein Dokumentenmanagementsystem gebunden ist, dient zuweilen auch als Branchenbezeichnung.

Was versteht man genau unter einem
Dokumentmanagementsystem?

Unter der verwendeten Software zur Verwaltung, also dem Dokumentenmanagementsystem, oder auf Englisch document management system, kurz DMS, versteht man die Lösung des Problems der abertausenden Unterlagen. Auf diese Weise werden Verwaltungsfunktionen für sehr große und umfangreiche Datenbestände verfügbar gemacht und die einzelnen Institutionen können so schnell auf einzelne Dokumente oder auch ganze Dateien zugreifen.

Darüber hinaus ist es möglich standortübergreifend Auskunft über gewisse Sachlagen zu geben und eine schnelle Einsicht in gewisse Unterlagen zu haben. Zu den Datenbeständen zählen unter anderem Compound Document Management, Electronic Filing und Abschlagsysteme die der Verwaltung eines Lebenszyklus der Unterlagen vor der digitalen Archivierung dienen. Darüber hinaus wird ein Dokumentenmanagement auch immer öfter als grundlegende Informationsgrundlage in Bezug auf Organisationsprogramme eingesetzt.

Das geht aus der Verwendbarkeit von Dokumentensätzen für ein komplettes Unternehmen hervor und so ist es möglich ganze Geschäftsprozesse mithilfe dieser Datenquelle in unmittelbarem Zusammenhang zu erledigen. Dieses Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine zeitnahe und logische Abfolge von Arbeitsabläufen, sodass die Bearbeitung von diversen Aufträgen erleichtert wird. Dennoch ist zu beachten, dass ein Berechtigungssystem in dem Dokumentenmanagementsystem enthalten ist, damit es nicht zu einem Missbrauch durch dritte kommen kann.

Quellen aus denen Dokumente stammen können

Die verschiedenen Quellen, aus denen Dokumente kommen können, die in ein Dokumentenmanagementsystem gelangen, sind unter anderem vom System eigens erzeugt Daten, wie Textdateien oder Tabellen aus Datenbanken, oder analoge digital formatierte Objekte, wie Gescannte Images, sowie Videofilme oder Tonspuren, die mithilfe von einer Kamera oder/ und einem Mikrofon erstellt wurden.

Darüber hinaus können Datensätze auch aus einzelnen oder mehreren Objekten bestehen, darunter fallen nicht nur Dateien der Textverarbeitung, sowie Tabellen oder Grafiken, sondern auch Bilder, und gescannte Dokumente, Formulare, wie beispielsweise Electronic Data Interchange, Computer Output to Laser Dokumente, ASCII- oder XML-Textdateien, Videos oder Tonaufnahmen, wie zum Beispiel Sprach-Clips durch ein Interview, das aufgezeichnet wurden.

Ebenso können auch elementare Dokumente, also Dokumente die nur aus einer Art von Daten bestehen, oder auch zusammengesetzte Dokumente aus mehreren Objekten (Compound Documents), sowie komplexe Einzelobjekte, die zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefasst werden können, in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert und verwaltet werden.

Welches Dokumentenmanagementsystem zu erwerben ist

…ist eine Entscheidungsfrage, da das Spektrum an Angeboten relativ groß ist und man sich für die richtige Form der Verwaltung von Daten aussuchen muss, damit ein Dokumentmanagementsystem auf das Unternehmen, beziehungsweise auf die, oder den Benutzer zugeschnitten ist. Aufgrund dieser Tatsache ist eine gute Quelle für den Kauf von einem Dokumentenmanagementsystem, eine Quelle die eine große Bandbreite an Produkten anbietet. Ein Beispiel für so einen Anbieter ist datev.de.

 

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