Informationen zu Personalzeiterfassung, Software
inklusive Excel Vorlage als Download

In zahlreichen Firmen eingesetzt, von vielen Mitarbeitern geschätzt, das ist die Personalzeiterfassung. Doch was ist das eigentlich genau, Personalzeiterfassung?

Mithilfe der Personalzeiterfassung wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst. Dies geschieht durch spezielle Personalzeiterfassungs-Programme. “Bee in time” ist nur eines der Programme die die Zeiterfassung der Mitarbeiter mit spezieller Software anbieten. “Bee in time” bietet noch weitaus mehr als nur die Erfassung der Arbeitszeiten. Mit ihm kann man unter anderem die Urlaubsplanung und die Fehlzeiten der Mitarbeiter verwalten.

Doch wozu braucht man als überhaupt ein Programm für die Personalzeiterfassung? Wer mit den Methoden der Personalzeiterfassung arbeitet, weiß, dass diese viele Vorteile, sowohl für Arbeitgeber, als auch für Arbeitnehmer mit sich bringen.

Vorteile der Personalzeiterfassung

Durch moderne Zeiterfassungssysteme ist es den Arbeitgebern möglich, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer elektronisch zu erfassen, das heißt, dass das umständliche, handschriftliche Aufschreiben der Arbeitsstunden entfällt. Dies hat auch den entscheidenden Vorteil, dass Arbeitszeit eingespart wird, denn die Mitarbeiter verbringen nicht mehr endlos viel Zeit damit ihre Beginn-, End- und Pausenzeiten schriftlich festzuhalten.

Mithilfe eines Personalzeiterfassungssystems ist es möglich Entgeltabrechnungen leichter zu erstellen und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu kontrollieren. Das System speichert die Überstunden, zeigt aber auch, wenn die Mitarbeiter zu spät zur Arbeit erscheinen oder zu bald die Arbeit verlassen. Eine Software für die Erfassung der Zeiten der Arbeitnehmer ist also Kontrolle für beide Parteien. Sowohl für den Arbeitgeber, als auch für den Arbeitnehmer.

Nachteile der Personalzeiterfassung

Einen grundlegenden Nachteil der Personalzeiterfassung gibt es für den Arbeitgeber. Denn durch die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten werden Überstunden ab der ersten Minute gerechnet.

Würde die Zeiterfassung über einen handschriftlichen Beleg der Mitarbeiter erfolgen, so würden diese 5 Minuten Überstunden täglich vermutlich nicht erfassen. Ein weiterer Nachteil der Personalzeiterfassung ist die Tatsache, dass Mitarbeiter sich unter Umständen vom Arbeitgeber kontrolliert fühlen könnten.

Dies sorgt für schlechte Vertrauensverhältnisse und kann das Arbeitsklima allgemein zum Negativen beeinträchtigen.

Was man bei der Personalzeiterfassung beachten sollte

Neben den Vor- und Nachteilen der Zeiterfassung sollten noch andere Punkte berücksichtigt werden. Nicht nur für welche Software man sich entscheidend ist wichtig, sondern auch, sich die Frage zu stellen, welche Informationen man als Arbeitgeber überhaupt erfassen darf.

So ist zum Beispiel die Arbeitszeiterfassung in Kombination mit Auswertungen über die Produktivität der Mitarbeiter nur dann zulässig, wenn diese dem ausdrücklich zustimmen.

Beispiele für Personalzeiterfassungs-Software

Mit „Automatischer Schichterkennung“ und „Umfangreichen Übersichten und Auswertungen“ wirbt zum Beispiel die GDI (Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbH) Für 495,00 € zuzüglich Mehrwertsteuer ist dieses Programm vor allem für kleinere Unternehmen eine gute und preiswerte Lösung.

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Die Firma NoveCHRON lockt mit Listengeneratoren und einer erweiterten Zuschlagsberechnung. Außerdem ist die Standard-Version von NovaCHRON sehr gut für Einsteiger in der Personalzeiterfassung geeignet und somit auch leicht zu bedienen, wenn man bisher noch nicht mit Zeiterfassungsprogrammen gearbeitet hat.

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Personalzeiterfassung Excel Vorlage
Diese Excel Vorlage ist ein Arbeitszeitnachweis und ist ein nützliches Zeitmanagement-Tool bei der Verwaltung Ihrer täglichen Arbeitszeiten. Pro Monat werden kann man die Anzahl der Arbeitstage und der Sollstunden berechnen. Dabei wird die Arbeitszeit in Industrieminuten kalkuliert.

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Fazit

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Personalzeiterfassung Fluch und Segen zugleich sein kann. Mittlerweile setzt sie sich aber in immer mehr Unternehmen durch und ist letztendlich sowohl für den Arbeitgeber, als auch für den Arbeitnehmer eine große Bereicherung.

 

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