Informationen zur Adressverwaltung inklusive
Freeware (kostenlose Software) zum runterladen

Sowohl privat als auch beruflich ist die Adressverwaltung ein aktuelles Thema. Im ersten Moment sind bei einer Firmengründung wohl andere Dinge wichtig. Aber irgendwann wird sich die Frage stellen, wohin mit den Adressen von potentiellen und bereits vorhandenen Kunden und Geschäftspartnern.

Natürlich können dafür Visitenkartenbücher oder Exceltabellen verwendet werden. Doch beides wird mit zunehmender Anzahl an zu verwaltenden Daten sehr umständlich. Besonders wenn mehrere Mitarbeiter auf die Adressen zugreifen müssen, ist eine professionelle Adressverwaltungssoftware nahezu unabdinglich. Übrigens: Auch die Kontaktdaten von Freunden und Bekannten sind so alle gesammelt und gespeichert.

Private Adressverwaltung

Die Adressen von privaten Kontakten sind mit Hilfe von Adressverwaltungsprogrammen alle an einem Ort. Die Kontaktdaten von Privatleuten werden immer umfangreicher. Vor 15 Jahren reichten einer Privatperson als komplette Kontaktdaten Felder für Straße, Hausnummer, PLZ und Ort.

Heute kommen verschiedene Mailadressen, Handynummern, ICQ-Kontaktdaten, Skypenamen und ähnliches hinzu. Alles in Karteikarten zu sammeln ist digital einfach unkomplizierter als sich ein Adressbuch für den Schreibtisch anzulegen. Gerade Kontaktdaten, die nicht so oft benötigt werden, verschwinden sonst schnell und geraten in Vergessenheit.

Adressverwaltung und Datensicherheit

Smartphone-Hersteller haben den Trend erkannt und kleine abgespeckte Adressverwaltungsprogramme bereits in die Telefone integriert. Diese Programme synchronisieren sich allerdings mit Facebook, google+ und anderen Programmen. Was im ersten Moment nützlich erscheint, kann aber auch zur Gefahr werden. Wo die Daten am Ende landen ist oft Undurchsichtig und kompliziert in nie gelesenen Datenschutzerklärungen verankert. Netzwerkunabhängig geht es auch.

Adressverwaltung Freeware – die kostenlosen Software Hilfen

Für z.B. den Privatgebrauch sind viele verschiedene Freewareprogramme zum Download am Computer erhältlich. Unter anderem diese hier:

AdressOffice

„AdressOffice“ ist eine Adressverwaltung, die auf einer Access-Datenbank basiert. Mit der Anwendung verfassen Sie beispielsweise Serienbriefe direkt im Textverarbeitungsprogramm Word. Zudem bietet Ihnen „AdressOffice“ eine Import- und Export-Funktion sowie eine Druckvorschau. Auch das Speichern unterschiedlicher Formate wie etwa PDF, DOC oder XLS ist möglich. Die kostenlose Version der Software ermöglicht das Verwalten von maximal 50 Adressen.

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DS Adressverwaltung

DS Adressverwaltung ist ein extrem leistungsfähiges Freeware-Programm von Desktop Solutions, das sich zwischenzeitlich zu einer ausgewachsenen und ausgereiften Marketing-Lösung entwickelt hat, mit der eine unbegrenzte Anzahl von Adressdatenbanken angelegt und verwaltet werden kann. Daß Sie Ihre private(n) Datenbank(en) mit Passwort schützen können, ist dabei selbstverständlich.

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Adressbuch

Umfangreiche Adressenverwaltung leicht gemacht. Mit der nochmals verbessertenVersion 4.1 können Sie jetzt neben Namen, Adressen und Telefon auch E-Mail, Homepage, Geburtstag, und Bemerkungen verwalten sowie vom Programm direkt aus E-Mails verschicken. Außerdem wurden Formatierung, Sortierung und Drucken weiter verbessert. Natürlich mit Hilfemenü und Uninstall-Funktion.

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Adress Little

Adress Little ist eine kostenlose Adressenverwaltung. Adressen mit Foto können ohne zeitaufwändiges Einarbeiten als Datensatz eingegeben werden. Die Datensätze werden in Gruppen abgelegt, die Sie selbst definieren können. Geburtstage werden nach Ihren Vorgaben bei jedem Programmstart geprüft, so dass Sie keinen Geburtstag mehr verpassen können.

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JLSoft Adressverwaltung

Mit JLSoft Adressverwaltung spendiert man dem Rechner ein einfaches Adressbuch. Ganz im Sinne des Programmnamens ersetzt die kostenlose Anwendung ein herkömmliches Adressverzeichnis – nicht weniger, aber auch nicht viel mehr. Was die Freeware von seinen Papierkollegen unterscheidet, sind eine integrierte SMS- sowie E-Mail-Verknüpfung.

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Die richtige Adressverwaltung im Unternehmen?

Das ist nicht nur abhängig von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter. Sondern auch davon, was mit dem Programm gemacht werden soll. Wie oben bereits erwähnt können die Programme teilweise einiges mehr als einzig und allein die Adressverwaltung. Neben dem Speichern von Firmennamen, Adressen, Mailadressen, Ansprechpartnern und den dazugehörigen Durchwahlen, können auch alle internen Informationen zur Geschäftsbeziehung gespeichert werden.

Zudem gibt es Unterschiede in der Nutzerfreundlichkeit und eventuelle Geheimhaltungsstrukturen können ebenfalls angelegt werden. So hat Mitarbeiter XY eventuell nur Zugriff auf Kundenkontakte, kann aber die Rechnungen nicht einsehen oder ähnliches. Unternehmen wie zum Beispiel Cobra oder Caleido bieten Softwarepakete ähnlich wie Office in verschiedenen Größen an. Kauft man solch ein Paket erhält man gleichzeitig auch die Möglichkeit auf professionellen Support.

Vorteile der Adressverwaltung

Professionelle Programme zur Adressverwaltung helfen, Kontakte zu sammeln und zu verwalten ohne vorher selbst Tabellen einzurichten und Filter zu programmieren. Die Programme sparen Zeit und somit auch das Geld des Unternehmens. Denn das ist Zeit die Mitarbeiter sinnvoller für andere Dinge nutzen können.

Werden die Adressen der Kunden und Geschäftspartner zentral gespeichert, sind diese auch nicht verloren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, krank oder im Urlaub ist. Kein lästiges suchen in E-Mailanhängen oder Briefköpfen mehr. Zudem sind Adressen zum Beispiel für Weihnachtskarten, Werbeaktionen oder Angebotsschreiben an einem Ort gespeichert, schnell gefunden und es wird niemand vergessen.

Adressverwaltung richtig nutzen

Anfangs wird die Adressverwaltung ein wenig mehr Aufwand bedeuten, da die Adressen erst nach und nach eingepflegt werden müssen. Ist das aber geschehen wird sich diese Arbeit auszahlen. Zusätzlich zu den Adressen können Notizen zu den einzelnen Kontakten hinterlegt werden.

So weiß jeder Mitarbeiter gleich, was im letzten Termin mit den Kollegen besprochen wurde und kann ohne langes suchen und nachfragen professionell und kompetent auf die Wünsche des Kunden eingehen. Bei einigen Programmen können auch alle Kundendaten den Adressen zugeordnet werden. Dann sind alle Angebote, Schreiben und Rechnungen zu den abgewickelten Aufträgen sofort zur Hand und immer greifbar.

 

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