Buchführungspflicht

Alle Kaufleute unterliegen laut Handelsgesetzbuch (HGB) der Buchführungspflicht. D. h., dass die Abschlüsse bis zu einer bestimmten Frist erstellt und aufbewahrt werden müssen.

Für Kapitalgesellschaften sowie für einige Handelsgesellschaften abhängig von deren Größe trifft das HGB neben der Buchführungspflicht noch weitere Regelungen zur Aufstellung, Prüfung und für die Veröffentlichung.

Verantwortlich für die Durchführung dieser Pflichten sind die gesetzlichen Vertreter der Unternehmen. Diese haben bei Nichtbeachtung mit Zwangsmaßnahmen zu rechnen.

Personenkreis der Buchführungspflicht

Buchführungspflicht besitzen: Alle im Handelsregister eingetragene Kaufmänner, offene Handelsgesellschaften (oHG), Kommanditgesellschaften (KG), Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) verpflichtet.

Ebenso Buchführungspflicht besitzen gewerbliche Unternehmer, welche nicht im Handelsregister eingetragen sind, aber einen Umsatz von mehr als 500.000 Euro oder einen Gewinn von mehr als 50.000 Euro erzielen.

Alle Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Umsatzerlöse von bis zu 500.000 EUR und einen Jahresüberschuss von bis zu 50.000 EUR aufweisen, sind von der Buchführungspflicht laut § 241a Satz 1 HGB befreit. Diese Neuerung der Buchführungspflicht tritt erstmalig für das Geschäftsjahr ab dem 01.01.2008 in Kraft.

Was ist eine ordnungsgemäße Buchführung?

In einer ordnungsgemäßen Buchführung ist der Unternehmer jederzeit in der Lage, den Stand seines Vermögens zu erkennen. Neben der vorgeschriebenen jährlichen Inventur, welches eine Bestandsaufnahme des Inventars ist, wird am Ende eines jeden Geschäftsjahres in der Bilanz die Höhe des Vermögens mit den Schulden verglichen.

Ebenso wird eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellt, welche die Aufwendungen und die Erträge miteinander vergleicht. Der Jahresabschluss umfasst laut § 242 HGB die Erstellung einer Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung.

Dabei ist der Jahresabschluss nach den Grundsätzen und Regeln der Buchführung innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens zu erstellen. Der Jahresabschluss muss vom Kaufmann mit Buchführungspflicht mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Nicht zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtete Unternehmer, zum Beispiel nicht ins Handelsregister eingetragene Kaufleute oder Unternehmen, welche die steuerlichen Grenzen zur Buchführungspflicht nicht erreichen, können eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung erstellen, welche nicht an bestimmte Formvorschriften gebunden ist.

Allerdings bietet die Bilanzierung einen deutlich besseren Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens und sollte daher auch von nicht buchführungspflichtigen Unternehmen angewendet werden.

Besondere Vorschriften

Kapitalgesellschaften, insbesondere die AG und die GmbH, besitzen eine Publizitätspflicht, welche im § 325 HGB die Veröffentlichung der Bilanz im Elektronischen Bundesanzeiger innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens regelt. Bei Nichtbeachtung ist mit empfindlichen Strafen zu rechnen. Unterschieden wird hierbei vom HGB in vier verschiedene Größenklassen.

Die Kleinstkapitalgesellschaft mit Buchführungspflicht laut § 267a HGB darf höchstens eins der nachfolgenden Merkmale überschreiten:

• Bilanzsumme nach Abzug des Fehlbetrags 350.000 Euro
• Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres 700.000 Euro
• Im Durchschnitt des Jahres 10 Arbeitnehmer

Die Kleine Kapitalgesellschaft mit Buchführungspflicht lt. § 267 Abs. 1 HGB darf höchstens eins der nachfolgenden Merkmale überschreiten:

• Bilanzsumme nach Abzug des Fehlbetrags 4.840.000 Euro
• Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres 9.680.000 Euro
• Im Durchschnitt des Jahres 50 Arbeitnehmer

Die Mittelgroße Kapitalgesellschaft mit Buchführungspflicht lt. § 267 Abs. 2 HGB darf höchstens eins der nachfolgenden Merkmale überschreiten:

• Bilanzsumme nach Abzug des Fehlbetrags 19.250.000 Euro
• Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres 38.5000.000 Euro
• Im Durchschnitt des Jahres 250 Arbeitnehmer

Übersteigende Merkmale begründen eine Große Kapitalgesellschaft mit Buchführungspflicht lt. § 267 Abs. 3 HGB.

Für Handelsgesellschaften mit einem persönlich haftenden Gesellschafter, welcher eine natürliche Person ist, gilt die Publizitätspflicht nicht.