Personalfragebogen Tipps, Muster und Vorlagen

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Was ist ein Personalfragebogen? Ein Personalfragebogen wird bei Bewerbungsverfahren dazu verwendet, persönliche Daten der Bewerber in standardisierter Form zu dokumentieren.

Personalfragebögen werden als Vordruck in einem solchen Verfahren an die jeweiligen Bewerber ausgehändigt, damit diese Ihre Daten selbst gemäß der vorgegebenen Fragen eintragen.

Wozu dient ein Personalfragebogen?

Insbesondere Personalabteilungen großer Unternehmen, bei denen häufig umfassende Bewerbungsverfahren durchgeführt werden, sind darauf angewiesen, dass bei der Vielzahl der Bewerber eine möglichst objektive und effektive Sichtung erfolgen kann. Individuelle Bewerbungsmappen sind hierbei wenig hilfreich.

Bereits im laufenden Verfahren müssen die Daten daher so erfasst werden, dass auch später ein Vergleich zwischen den Bewerbern möglich ist.

Wird ein Bewerber eingestellt, dann dienen außerdem der Lohnbuchhaltung die Informationen aus dem Personalfragebogen dazu, eine ordentliche Personalakte anzulegen und die Personaldaten in das jeweilige Abrechnungssystem zu übertragen.

Da der Personalfragebogen ebenfalls in der Personalakte abgelegt werden sollte, können in der Folge der Beschäftigung auch weitere Daten hinterlegt sein, die für die spätere Personalführung wichtig sind.

Beispiele, Muster und Downloads

Einige Internetseiten bieten kostenlose Musterexemplare für Personalfragebögen. Beispiele finden sich auch auf den Internetseiten der jeweiligen Industrie- und Handelskammern (IHK). Ein Personalfragebogen sollte dabei immer den Besonderheiten des Betriebes angepasst sein.

Hier sind ein paar recherchierte Beispiele und Muster zum Personalfragebogen.

zwei Varianten eines Personalfragebogen

Die eine ist ein Fragebogen, dass ein Arbeitgeber von Bewerbern um eine Arbeitsstelle ausfüllen lässt. Die zweite Version ist ein Formular, dass neu eingestellte Arbeitnehmer ausfüllen.

Zum Beispiel

Personalfragebogen Muster der IHK Schwaben

Zum Beispiel

So erstellen Sie einen Muster Personalfragebogen

Im Folgenden werden wir uns die einzelnen Bereiche eines Muster Personalfragebogens genauer ansehen, damit Sie für die Erstellung eine Richtlinie haben.

Zum Beispiel

Personalfragebogen Downloads inklusive für geringfügig Beschäftigte

Zum Beispiel

Grundsätzlich wissen die Personal- und Lohnabteilungen selbst, welche Daten wirklich relevant sind. Ein Personalfragebogen kann dabei grundsätzlich nach folgendem Muster aufgebaut werden:

1. Stellenbezug

Zunächst sollte der Bewerber vermerken, auf welche Stelle er sich bewirbt. Wenn mehrere Verfahren gleichzeitig durchgeführt werden, dann dient der Stellenbezug dazu, die Bewerbung richtig zuordnen zu können.

2. Personaldaten

Nur mit der genauen Erfassung der Personaldaten ist eine spätere Individualisierung und Lohnerfassung der Person möglich. Name, Vorname, Wohnort usw. müssen daher genau abgefragt werden. Außerdem bietet es sich an, Telefonnummern und sonstige Erreichbarkeiten (E-Mail) abzufragen.

3. Schulbildung

Der Grad der Schulausbildung sollte abgefragt werden.

4. Berufsausbildung

Ebenso sollte im Personalfragebogen vermerkt werden, welche Berufsausbildung der Bewerber bietet.

5. Beruflicher Werdegang

Hier wird im Personalfragebogen die praktische Erfahrung des Bewerbers erfasst.

6. Bankverbindung

Im Personalfragebogen kann bereits nach der Bankverbindung gefragt werden, dies hilft der Lohnbuchhaltung zur späteren Abrechnung.

7. Angaben zur Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht

Diese Daten sind ebenfalls für die ordnungsgemäße Abrechnung durch die Lohnbuchhaltung wichtig.

8. Zusatzangaben

Mit dem Personalfragebogen können aber auch sonstige Angaben erfasst werden, die für das spätere Arbeitsverhältnis und die Personalführung wichtig sein können. Soll dem Beschäftigten ein Firmen-Fahrzeug überlassen werden, dann ist es hilfreich, bereits im Personalfragebogen nach der Fahrerlaubnis und Fahrpraxis zu fragen. Je nach Betrieb kann es auch sinnvoll sein, nach Vorstrafen zu fragen.

Teilweise wird der Bewerber im Personalfragebogen auch zum Gesundheitszustand befragt. Hilfreich ist auch die Frage, welche Personen im Schadenfall zu benachrichtigen sind.

Was sollte man beachten?

Gerade bei der Frage nach Vorstrafen und bei der Frage nach dem Gesundheitszustand ist allerdings darauf zu achten, dass die Regeln des Arbeitsrechtes zur Gleichbehandlung und zum Diskriminierungsverbot beachtet werden. Es ist daher zu empfehlen, den Vordruck nach dem Entwurf durch die Rechtsabteilung oder anwaltlich überprüfen zu lassen.

 

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Über den Autor:

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