Besuchsbericht – Der kleine Helfer mit großem Nutzen

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Informationen zu Besuchsbericht excel, Muster, Vorlagen
für Außendienst und Co zum runterladen

Der Umgang mit Interessenten und Kunden kann manchmal herausfordernd sein. Meistens liegt es an der Kommunikation und an oft falsch verstandenen Dingen. Manchmal ist so etwas auch nicht böse gemeint  und manchmal ist es einfach die reine Vergesslichkeit.

Beide Seiten tun sich einen Gefallen, wenn man das gesprochene Wort irgendwie festhält. Hierfür eignet sich ideal ein Besuchsbericht.

Heute wollen wir hier einen Einblick ins Thema Besuchsbericht geben und wertvolle Downloads bereitstellen.

Was ist ein Besuchsbericht?

Ein Besuchsbericht ist ein Dokument, wo schriftlich in Kurzform oder ausführlicher Form festgehalten wird, was bei einem Kundenbesuch oder Kundenkontakt besprochen wurde.

In vielen Branchen werden Verkäufe insbesondere persönlich und vor Ort getätigt. Wenn es sich um ein Verkaufsgespräch gehandelt hat, sollte auf dem Besuchsbericht zunächst vorbereitend aufgezeichnet werden, welche Aktivitäten bereits im Vorfeld ergriffen wurden. Der Verkäufer hält fest, wie das Gespräch verlaufen ist und welches Ergebnis er erzielt hat. Wenn eine Bestellung ausgelöst wurde, kann hierzu ein Quervermerk angegeben werden.

Der Besuchsbericht

Wer Qualitätsmanagement ernst nimmt, muss mehr tun, als mit dem Stift Fehler in Kundenbriefen anzustreichen. Vielmehr gilt es also, die Anforderungen der Kunden und Interessenten zu erkennen, auf die die Kundenkommunikation Antworten finden muss. Hier eignen sich gut eine Kundenanalyse und eine Kundenbericht.

Häufig gibt es in Unternehmen regelmäßige Routinebesuche bei Kunden, um den Kontakt zum Kunden zu halten. Auch solche Routinebesuche sollten in einer Besuchsbericht Vorlage festgehalten werden, denn wenn ein Kunde abspringt oder unzufrieden wird, lässt sich häufig mithilfe der Berichte analysieren, wann das Problem entstanden ist oder wodurch die Unzufriedenheit entstanden ist.

Moderner Einsatz

Zeitsparend kann man einen Kundenbericht einsetzten, wenn man eine gute Vorlage dazu hat. Noch einen Tick moderner und zeitsparender sind diverse Apps für ipad, iphone und Co.

Besuchsbericht Vorlage

Eine Besuchsbericht Vorlage selbst zu erstellen, ist keine einfache Angelegenheit. In der Praxis ist es sinnvoll, sich eine fertige Vorlage zu suchen und diese nur noch geringfügig an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. So ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass keine wichtigen Felder vergessen werden, was nachträgliche Änderungen erforderlich machen würde.

Das Smartphone ist eine große Hilfe

Durch den persönlichen Kontakt von Außendienstmitarbeitern entsteht hier das meiste Wissen über den Kunden. Dieses Wissen kann nicht verloren gehen, da der Mitarbeiter auf seinem Android-Smartphone, Android-Tablet, iPhone oder iPad ganz einfach die Kontakte und Informationen auch in Form eines Besuchsbericht dokumentiert. Die erfassen Daten stehen dem Innendienst sofort zur Verfügung.

Downloads

Nun zu den Downloads. Diese sind gut recherchiert und alle kostenlos zu nutzen. Zum runterladen einfach auf den jeweiligen grünen Button drücken.

Besuchsbericht für ipad

Zeitnaher Informationsaustausch mit dem Außendienst. Dies ermöglicht der Besuchsbericht. Dokumentieren Sie Ihren Kundenbesuch auf dem iPad und optimieren Sie Ihre Prozessabläufe.

Zum Download

Sage Besuchsbericht

Mit dem Sage Besuchsbericht erstellen Sie schnell und komfortabel Berichte Ihrer Kundentermine oder Besprechungen. Kompatibel mit iPhone, iPod touch und iPad.Erfordert iOS 4.0 oder neuer.

Zum Download

Besuchsbericht für excel

Das können Sie über den Bericht-Manager erreichen. Der Bericht-Manager ist ein Add-In (Bericht.xla). Vor Excel 2002 wurde es mit dem Programm mitgeliefert, seitdem steht es nur als separater Download seitens Microsoft zur Verfügung. Sollten Sie dieses noch nicht installiert und aktiviert haben, können Sie es sich hier herunterladen

Zum Download

Besuchsberichte Vorlage bzw. Formular für excel

Mit einem standardisierten Besuchsbericht im Excel-Format können Sie Informationen Ihrer Außendienst-Mitarbeiter schnell erfassen, Statistiken erstellen und Auffälligkeiten wie in einem Frühwarnsystem sofort erkennen. Statistiken erstellen Sie, indem Sie die Zahlenwerte (ab der dritten Spalte von links) in die zweite Spalte (schmal) aufaddieren. Für jeden neuen Besuch bei einem Kunden kopieren Ihre Mitarbeiter die Spalte nach rechts, für jeden neuen Kunden kopieren Sie das Tableau nach unten.

Zum Download

Fazit

Das gesprochene Wort auf einem Dokument oder digital gespeichert kann in vielerlei Hinsicht eine große Hilfe sein. Man muss es nur tun :-)
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Über den Autor:

 "15 wichtige Punkte braucht Ihre Website, damit diese 5x mehr Kunden bringt"    Enrico Schütze ist Gründer der Agentur mehr-neukunden.com und beschäftigt sich seit dem Jahr 2000 mit effizienten Wegen zur Kundengewinnung.   Er und sein Team unterstützen Selbständige, Handwerker und klein- und mittelständige Unternehmen auf dem Weg zu mehr Neukunden. So bekommen Sie 5x mehr Kunden - Hier ansehen